1. Lập kế hoạch và thiết kế
Xác định mục tiêu sự kiện: Làm rõ mục đích tổ chức gian hàng và sân khấu, đối tượng khách tham dự, cũng như loại hình sự kiện để định hướng toàn bộ kế hoạch.
Thiết kế sơ bộ: Tiến hành lên bản vẽ bố trí không gian, lựa chọn màu sắc, chất liệu và phong cách trang trí phù hợp. Giai đoạn này thường có sự phối hợp chặt chẽ với đội ngũ thiết kế hoặc kiến trúc sư sự kiện.
Dự trù ngân sách: Tính toán và lập dự toán chi phí cho từng hạng mục, bao gồm vật liệu, thiết bị, nhân công và các khoản chi phát sinh khác, nhằm đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả.
2. Chuẩn bị vật liệu và thiết bị
Thu thập và chuẩn bị vật liệu: Tập hợp đầy đủ các vật liệu cần thiết như gỗ, kim loại, vải, biển quảng cáo, standee và các vật dụng trang trí khác, đảm bảo đúng theo thiết kế và chất lượng yêu cầu.
Chuẩn bị thiết bị kỹ thuật: Kiểm tra, lắp đặt và sẵn sàng các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micro, máy chiếu và các hệ thống kỹ thuật hỗ trợ khác, nhằm bảo đảm hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
3. Thi công gian hàng và sân khấu
Xây dựng gian hàng: Tiến hành lắp ráp khung, dựng vách, hoàn thiện trang trí và bố trí nội thất. Quá trình thi công cần đảm bảo cả yếu tố thẩm mỹ và sự thuận tiện cho khách tham quan trải nghiệm.
Dựng sân khấu: Thi công phần khung, sàn sân khấu và lắp đặt đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng cùng các thiết bị hỗ trợ khác theo đúng thiết kế kỹ thuật đã duyệt.
Trang trí và bố trí: Lắp đặt các biển hiệu, standee, poster và các vật dụng trang trí phù hợp. Bảo đảm sự đồng nhất về phong cách và thông điệp giữa gian hàng và sân khấu, tạo ấn tượng mạnh mẽ và chuyên nghiệp cho khách tham dự.
4. Kiểm tra và vận hành thử
Kiểm tra kỹ thuật: Rà soát toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các thiết bị kỹ thuật khác nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, đúng chức năng và an toàn trong quá trình sử dụng.
Vận hành thử: Mô phỏng hoạt động thực tế tại sân khấu và gian hàng để phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố có thể phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch.
5. Hoàn thiện và bàn giao
Hoàn thiện chi tiết: Tiến hành kiểm tra lần cuối toàn bộ công trình, chỉnh sửa và hoàn thiện các chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo mọi hạng mục đều đạt tiêu chuẩn chất lượng và tính thẩm mỹ.
Bàn giao: Chính thức bàn giao gian hàng và sân khấu cho ban tổ chức sự kiện. Đồng thời cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành và bảo trì thiết bị (nếu cần), giúp quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thuận lợi và an toàn.
Yếu tố cần lưu ý
An toàn: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong suốt quá trình thi công và vận hành, nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho đội ngũ thi công và khách tham dự.
Thẩm mỹ: Chú trọng đến yếu tố thẩm mỹ trong thiết kế và trang trí, đảm bảo không gian sự kiện nổi bật, thu hút và tạo ấn tượng tích cực ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Tính tương tác: Thiết kế không gian mở và thân thiện, tạo điều kiện để khách tham quan dễ dàng tiếp cận, trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ một cách trực quan và sinh động nhất.
